Documentatie die bij een overbrenging buiten de EU moet worden gevoegd
Aangezien grensoverschrijdende zendingen een ingewikkelde in- en uitklaringsprocedure doorlopen, dient u uw accountant te raadplegen om er zeker van te zijn dat uw onderneming voorbereid is om grensoverschrijdende verkopen te verrichten, uw EORI te verkrijgen (in het bijzondere geval van zendingen naar het VK, U hebt nu ook de UK EORI en UK BTW nodig) en u moet er ook voor zorgen dat uw facturen alle nodige informatie volledig en nauwkeurig bevatten, aangezien de informatie in de facturen van essentieel belang is om uw zendingen in te klaren bij de douaneautoriteiten en vertragingen in dit proces, boetes of sancties te vermijden.
Afhankelijk van het soort zending dat u gaat verrichten, moet u nagaan of een speciale verklaring vereist is en of er beperkingen gelden voor de doorvoer in het algemeen of in het bijzonder naar een bepaald land.
Om te voorkomen dat uw klanten voor verrassingen komen te staan en dat de levering wordt geweigerd, moet u in uw webwinkel duidelijk vermelden dat voor zendingen buiten de EU douaneheffingen kunnen gelden, die bij levering in rekening worden gebracht.
De ontvanger kan meer informatie over deze vergoedingen krijgen door contact op te nemen met het plaatselijke douanekantoor.
Op het ogenblik van de verzending moet u ervoor zorgen dat alle nodige documentatie bij de zending is gevoegd:
Document/Certificate of Compliance: Een document dat bekend staat als een Y-document dat aan de vervoerder aangeeft dat uw zending geen gevaarlijke of ontoelaatbare materialen bevat. Dit document moet worden ingevuld met het nummer van de factuur die bij de zending is gevoegd.
Andere verklaringen of attesten: Afhankelijk van het soort zending dat u doet, moet u misschien andere certificaten bij uw zending voegen, zoals het fytosanitaire certificaat voor plantaardige producten
Productgegevensblad
Factuur in drievoud: Dit kan een gewone factuur zijn of een Proforma-factuur, maar welke u ook gebruikt, zij moet de volgende gegevens bevatten:
- Gegevens van de verzender: volledige naam van de entiteit die de zending verzendt, officieel adres, land, telefoon- en e-mailadres en TIN (in het geval van zendingen naar het VK moet u uw Portugese TIN en UK TIN vermelden);
- Gegevens van de importeur: volledige naam van de entiteit die de invoer verricht, officieel adres, land, telefoon- en e-mailcontact en NIF;
- Gegevens van de geadresseerde: volledige naam van de geadresseerde, officieel adres, land, telefoon- en e-mailadres en btw-nummer;
- EORI: registratienummer en land van afgifte (in geval van zendingen naar het Verenigd Koninkrijk moet u EORI EU en EORI UK vermelden);
- Soort bedrijf (particulier, particulier, commercieel, B2B of B2C…);
- Reden voor uitvoer (verkoop, terugzending…);
- Beschrijving van de verzonden artikelen (gedetailleerde beschrijving van elk artikel, inclusief het “HS code” nummer, land van oorsprong, hoeveelheid en gedeeltelijk en totaal brutogewicht van de zending;
- Factuurwaarde, met inbegrip van de waarde van de uit te voeren goederen, type transactievaluta, waarde van de vervoers- en andere kosten, internationale handelsvoorwaarden (Incoterm) en plaats van afgifte van de factuur;
- Nummer van de vrachtbrief (traceercode);
- Datum van afgifte van het douanedocument (factuur);
- Soort en nummer van het douanedocument;
- Andere relevante informatie (monsters zonder handelswaarde; alcoholhoudende dranken die reeds tot verbruik zijn uitgeslagen…);
Om de douaneprocedure te vergemakkelijken, moeten deze documenten in het Engels worden opgesteld en in een doorzichtig venster aan de buitenkant van het pakket worden geplaatst.
Om veiligheidsredenen moet u ook een kopie van het verzendetiket en de factuur bij uw zending voegen.
